Politica di Riservatezza

I – Noi e il nostro impegno

FILOPA, S.A. è un’azienda specializzata nell’intermediazione tessile. Considerando la proporzionalità e l’adeguatezza imposte dalla capacità di allocazione delle risorse e dei mezzi tecnici a sua disposizione, FILOPA, S.A. è profondamente e genuinamente impegnata a proteggere i suoi clienti e collaboratori, regolari o occasionali, nonché gli utenti delle nostre varie piattaforme e supporti, fisici o digitali, come dossier cartacei, file digitali e siti web in uso, per quanto riguarda la loro privacy e il trattamento e la circolazione dei loro dati personali.

II – I nostri dispositivi di raccolta e supporti di dati personali in uso

Disponiamo, modifichiamo e gestiamo i seguenti supporti per il trattamento dei dati personali:

Sistema informatico composto da un insieme di soluzioni software supportate da dispositivi hardware e altre soluzioni simili, inclusi servizi di e-mail e altri repository digitali esterni e soluzioni di comunicazione.
Archivi cartacei conservati in armadi e scaffali in stanze ad accesso ristretto;
Sito web di FILOPA – www.filopa.pt

III – Ambito personale e materiale della presente Politica di Riservatezza

La presente Politica di Riservatezza vincola esclusivamente l’azienda per quanto riguarda i dati personali che raccoglie, tratta e fa circolare. Una politica simile o equivalente sarà inoltre assunta, tramite contratto stipulato con FILOPA, dalle entità che trattano tali dati personali per conto di quest’ultima.

La disponibilità attraverso il suddetto sito web di FILOPA di altri link di accesso ad altri siti web estranei a FILOPA è effettuata in buona fede e nell’interesse dell’utente, e FILOPA non può essere ritenuta responsabile, in alcun modo, per la raccolta, il trattamento e la destinazione dei dati in tali siti web, né per l’affidabilità, l’accuratezza, la legalità e le funzionalità lì disponibili, non essendo pertanto applicabile questa politica di riservatezza.

FILOPA considera obbligatoria e presumerà per tutti gli effetti, senza possibilità di prova contraria, che procederà alla lettura delle politiche di riservatezza di tutti i siti web a cui accede.

IV – La ragione d’essere e la pubblicazione di questa Politica di Riservatezza

Oltre a implementarla nei suoi processi organizzativi, FILOPA ha redatto la presente Politica di Riservatezza con l’obiettivo di fornire, far conoscere e pubblicizzare uno strumento esplicativo delle regole generali di riservatezza e trattamento dei dati personali che raccoglie, sempre nel rigoroso rispetto della legislazione pertinente.droit.co

A tal fine, il testo della presente politica di riservatezza sarà disponibile presso la sede fisica di FILOPA e in formato digitale sul sito web www.filopa.pt. Quanto prescritto in questa Politica di Riservatezza integra quanto stabilito nella stessa materia nei contratti, formali o informali, che gli interessati stipulano con FILOPA. Vi chiediamo di leggere attentamente questa Politica di Riservatezza, poiché, fornendo i vostri dati personali, sia personalmente, sia accedendo al suddetto sito web, implica che conoscete e accettate le condizioni qui contenute e il loro trattamento per le finalità lecite e legittime previste dalla legge. FILOPA si riserva espressamente il diritto di modificare in qualsiasi momento la presente politica di riservatezza, e i risultati di tali modifiche saranno debitamente pubblicizzati attraverso gli stessi mezzi.

V – Concetto di dati personali

Per dati personali si intende qualsiasi informazione o registrazione, di qualsiasi natura e indipendentemente dal relativo supporto o formato, come suono, immagine, scritto, firma o caratteristica, relativa a una persona fisica identificata o identificabile.

Si considera identificabile la persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, mediante riferimento a uno o più dati personali specifici, considerati isolatamente o combinati tra loro, come la sua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, etnica, culturale, geografica, sociale o la sua localizzazione.

VI – L’entità responsabile del trattamento dei dati personali

L’entità responsabile della raccolta e del trattamento dei dati personali è FILOPA, che, nel contesto delle relazioni che mantiene con il titolare dei dati personali, stabilisce, sempre su base lecita e legittima, quali dati vengono raccolti, i mezzi di trattamento e le finalità di tale raccolta e trattamento.

VII – Tipi di dati personali raccolti e trattati

Nell’ambito della sua attività, FILOPA raccoglie e tratta, in particolare:

Dati personali necessari per la fornitura di prodotti ai suoi clienti, trattando in questo ambito dati come nome, numero di identificazione fiscale, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail, tra altri strettamente necessari, proporzionati e leciti.
Dati personali necessari per l’esecuzione del contratto di lavoro o di prestazioni di servizio stipulati con i suoi collaboratori, trattando in questo ambito dati come nome, numero di documento di identificazione e altri dati di questo, numero di identificazione fiscale, composizione del nucleo familiare, numero di sicurezza sociale, indirizzo, numeri di telefono e indirizzo e-mail, dati di salute, di accesso, localizzazione, tra altri strettamente necessari, proporzionati e leciti.
Dati personali necessari per l’adempimento di obblighi legali, sia verso enti pubblici sia verso enti privati, trattando in questo ambito dati come nome, numero di documento di identificazione e altri dati di questo, numero di identificazione fiscale, composizione del nucleo familiare, numero di sicurezza sociale, indirizzo(i), numeri di telefono e indirizzo e-mail, dati di salute, tra altri strettamente necessari, proporzionati e leciti.
Dati necessari per la gestione di clienti e fornitori, per la stipula e gestione del rapporto contrattuale con clienti e fornitori, l’invio di suggerimenti, azioni di informazione e marketing, la comunicazione di campagne, promozioni, pubblicità e notizie sui prodotti, la gestione dei reclami, trattando in questo ambito indirizzo(i), numeri di telefono e indirizzo e-mail, tra altri strettamente necessari, proporzionati e leciti.
Tutti i dati personali necessari per l’esercizio dei diritti di FILOPA nell’ambito delle relazioni menzionate nei punti precedenti e nella prosecuzione della sua attività e interesse legittimo, come la gestione contabile, fiscale e amministrativa, la gestione del contenzioso, la prova giudiziaria, la rilevazione di frodi, la protezione delle entrate e l’audit, la gestione della rete e dei sistemi, il controllo della sicurezza delle informazioni e della sicurezza fisica, e la sicurezza delle strutture.

Fatto salvo il rispetto delle norme legali o ordini legittimi provenienti da autorità competenti, relativamente alla conservazione e trasmissione dei dati, FILOPA procede solo al trattamento dei dati personali necessari per la sua attività, nella giusta e stretta misura richiesta dalla natura del rapporto contrattuale o di altro tipo, stabilito con il titolare di tali dati, o dal consenso di quest’ultimo, previo, legittimo, lecito, informato, eventualmente esistente.

VIII – Momento e modalità di raccolta dei dati personali

FILOPA raccoglie i dati personali di persona, per telefono o tramite il proprio sito web.
In generale, i dati personali vengono raccolti al momento dell’inizio della relazione contrattuale o di altra natura necessaria alla prosecuzione dell’attività di FILOPA tra quest’ultima e il titolare dei dati.

Il nostro sito web può contenere moduli di contatto. Tali moduli vengono inviati direttamente al nostro server di posta elettronica tramite una connessione criptata e sono accessibili solo ai nostri responsabili del trattamento dei dati. Ove necessario, le informazioni saranno trasmesse a un responsabile del reparto competente per la gestione della richiesta.

Alcuni dati personali sono di raccolta obbligatoria e necessari per l’instaurazione e il regolare sviluppo della relazione o collaborazione in oggetto; in caso di assenza o insufficienza di tali dati, questa non potrà essere avviata né proseguire. In tali casi, FILOPA informerà il titolare della natura obbligatoria e necessaria dei dati richiesti.

Fatta eccezione per questi dati, per quelli contenuti in elenchi pubblici o utilizzabili per l’interesse legittimo di FILOPA, i dati saranno raccolti e trattati unicamente per le finalità previamente autorizzate tramite consenso libero, informato, specifico e inequivocabile, espresso verbalmente, per iscritto o mediante conferma elettronica (ad esempio, per l’iscrizione a newsletter o comunicazioni di marketing).
Il titolare potrà in ogni momento manifestare opposizione alla ricezione di tali comunicazioni.

I dati raccolti saranno trattati su supporto cartaceo o digitale, in rigorosa osservanza della normativa in materia di protezione dei dati personali, e conservati in archivi fisici o basi di dati digitali specifiche, create e gestite con accesso limitato esclusivamente al personale FILOPA che, per ragioni funzionali, deve trattarli.
In nessun caso i dati saranno utilizzati per finalità diverse da quelle per cui è stato fornito il consenso, o da quelle legittime e lecite che ne hanno motivato la raccolta.

IX – Finalità della raccolta e del trattamento dei dati personali

In generale, i dati personali raccolti sono trattati per le seguenti finalità:

Gestione di clienti, fornitori e collaboratori;
Stipula e gestione di rapporti contrattuali;
Erogazione e ricezione delle forniture contrattuali;
Adattamento dei servizi alle esigenze del cliente;
Invio di suggerimenti;
Azioni di informazione e marketing;
Promozione di campagne, offerte, pubblicità e novità relative ai prodotti;
Realizzazione di studi di mercato e sondaggi di soddisfazione;
Gestione dei reclami;
Gestione contabile, fiscale e amministrativa;
Gestione del contenzioso e prove giudiziarie;
Rilevazione di frodi;
Protezione dei ricavi e attività di audit;
Gestione delle reti e dei sistemi;
Controllo della sicurezza informatica e fisica;
Sicurezza degli edifici;
Adempimento di obblighi legali;
Ulteriori finalità riconosciute dalla legge come legittimo interesse di FILOPA.

Al momento della raccolta dei dati o su richiesta, saranno fornite ulteriori informazioni dettagliate in merito al loro trattamento.

X – Periodo di conservazione dei dati personali

Qualora vi sia un obbligo legale specifico che imponga la conservazione dei dati per un periodo minimo, FILOPA lo rispetterà scrupolosamente.

Negli altri casi, FILOPA conserverà i dati personali per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti, dopo di che saranno cancellati in modo sicuro.

XI – Diritto di accesso, rettifica, opposizione, cancellazione, limitazione e portabilità dei dati personali

FILOPA garantisce al titolare dei dati personali il diritto di:

Accesso;
Rettifica;
Opposizione;
Cancellazione (diritto all’oblio);
Limitazione del trattamento;
Portabilità dei dati.

Tali diritti possono essere esercitati contattando FILOPA presso la sede sociale:
Rua Vale de Donas nº 13, 4800-476 Guimarães – Portogallo,
oppure tramite e-mail: filopa@filopa.pt.

Se lo ritiene necessario, il titolare può anche presentare reclamo all’autorità di controllo portoghese:
Comissão Nacional de Proteção de Dados – CNPD
Av. D. Carlos I, 134 – 1.º, 1200-651 Lisbona –
Tel.: +351 213 928 400 – Fax: +351 213 976 832 –
Email: geral@cnpd.pt

XII – Misure di sicurezza per la protezione dei dati personali

FILOPA adotta le migliori pratiche in materia di protezione dei dati, attraverso misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi, secondo un rigoroso piano di conformità alla legge e agli interessi dei titolari. Tali misure garantiscono la protezione dei dati contro:

Diffusione non autorizzata;
Perdita;
Uso improprio;
Alterazione;
Accesso non autorizzato;
Qualsiasi altro tipo di trattamento illecito.

I moduli cartacei o digitali raccolti presso le sedi di FILOPA o tramite il sito web sono conservati in ambienti fisici e digitali sicuri. I dati personali sono custoditi in archivi gestiti direttamente da FILOPA o dai suoi subappaltatori, protetti da misure di sicurezza fisiche e logiche avanzate.

FILOPA raccomanda inoltre agli utenti di adottare misure di sicurezza aggiuntive, come:

Utilizzare software e browser aggiornati;
Attivare firewall e antivirus;
Verificare la legittimità dei siti web visitati.

Qualora, per motivi operativi legittimi, FILOPA adotti misure di monitoraggio dei collaboratori (es. controllo accessi, orari, produttività, spostamenti), tali misure saranno sempre comunicate preventivamente, e laddove richiesto dalla legge, sarà richiesto il consenso. I sistemi utilizzati garantiranno lo stesso livello di protezione dei dati.

FILOPA ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), incaricato di:

Monitorare l’applicazione della politica di riservatezza;
Garantire la trasparenza del trattamento;
Comunicare con le autorità di controllo;
Informare gli interessati sui propri diritti.

XIII – Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

FILOPA ha nominato un DPO, contattabile ai seguenti recapiti:
Rua Vale de Donas nº 13, 4800-476 Guimarães – Portogallo
Email: filopa@filopa.pt
Tel: +351 253 141 641

XIV – Comunicazione dei dati ad altre entità, subappaltatori o terzi

FILOPA può incaricare subappaltatori della raccolta e del trattamento dei dati, con le medesime finalità sopra indicate, e vincolati contrattualmente a garantire:

La reputazione e affidabilità;
L’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate alla protezione dei dati;
Il rispetto dei diritti dei titolari.

In determinate situazioni previste dalla legge, alcuni dati potranno essere comunicati a autorità pubbliche, come:

Autorità fiscali;
Tribunali;
Forze dell’ordine.

Tali soggetti tratteranno i dati per conto di FILOPA, nel rispetto di misure idonee a prevenire la distruzione, perdita, alterazione, divulgazione o accesso non autorizzato, o qualsiasi altro trattamento illecito.

XV – Trasferimento dei dati personali

Lo svolgimento dell’attività di FILOPA può comportare il trasferimento di dati personali al di fuori del Portogallo. In tali casi, FILOPA osserverà rigorosamente:

La verifica dell’adeguatezza e affidabilità del paese destinatario;
Il rispetto delle disposizioni legali applicabili al trasferimento internazionale di dati.

XVI – Cookies

I cookie sono piccoli file software memorizzati sul dispositivo dell’utente tramite il browser. Di norma, memorizzano solo informazioni relative alle preferenze dell’utente, e non includono dati personali.

Se ciò non fosse il caso, verrà richiesto il consenso dell’utente, in conformità alla legge.

I cookie consentono al sito web di ricordare le azioni e preferenze dell’utente (es. nome utente, lingua, dimensione dei caratteri) per un certo periodo di tempo.

Tipi di cookie presenti sul nostro sito web
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